Berichte effizient erstellen
Der Entwurf entsteht aus Ihren Notizen, Sie prüfen und geben frei. Kein Nachtippen am Feierabend.
Software für soziale Träger.
Berichte einsprechen statt abtippen.
Unterwegs in die App sprechen, im Büro den fertigen Berichtsentwurf prüfen. Dazu Klientenakte, Dienstplan und Rechnung in einem System, damit im Arbeitsalltag mehr Zeit für Menschen bleibt.
Dokumentiert wird, wo die Arbeit passiert.
Mit ECHO beginnt der Bericht nicht erst am Schreibtisch: auf dem Smartphone einsprechen, in der Web-App prüfen und übernehmen.
- Einsprechen statt abtippenDirekt nach dem Termin aufs Smartphone, solange alles frisch ist.
- Word-Vorlagen füllen sich selbstKlientendaten, Jugendamt und Berichtszeitraum setzen sich ein. Ihre Vorlage bleibt.
- Vom Termin bis zum Export im DATEV-FormatAkte, Dienstplan, Leistungsnachweis und Rechnung in einem System.
Berichte, Hilfepläne und Verlaufsdokumentation, direkt nach dem Termin.
Strukturiert vorbereitet und zuverlässig weiterbearbeitet. So bleibt im Arbeitsalltag mehr Zeit für die Arbeit mit Menschen.
Details sicher festhalten
Beobachtungen lassen sich zeitnah erfassen und übersichtlich bündeln, damit wichtige Informationen für die fachliche Arbeit gut verfügbar bleiben.
Einheitlich dokumentieren
Klare Strukturen unterstützen nachvollziehbare Fortschreibungen, fachliche Steuerung und eine verlässliche Zusammenarbeit im Team.
Weniger Dokumentation.
Mehr Zeit für Menschen.
In einer persönlichen Demo schauen wir auf Ihre Berichte und Word-Vorlagen, Ihre Aktenführung, Ihre Dienstplanung und Ihren Leistungsnachweis bis zur Rechnung und zur Übergabe an Ihre Steuerkanzlei. Unverbindlich und konkret.
14 TageKostenlos testen, endet von selbst
20 €Pro Nutzer und Monat, zzgl. MwSt.
SicherHosting in Deutschland
Wir bauen nicht nur ein Tool.
Wir bauen die Suite für die soziale Arbeit.
Soziale Träger verdienen Software, die ihren Anspruch teilt. ECHO verbindet die Sorgfalt, das Design und die Leichtigkeit moderner Produkte mit den Anforderungen der sozialen Arbeit, heute mit vier Modulen.
Für Menschen gebaut
ECHO unterstützt Fachkräfte in ihrem Arbeitsalltag. Jede Funktion schafft Freiraum für das, was wirklich zählt: die Arbeit mit Menschen.
Aus einem Guss
Ein durchgängiges Erlebnis über alle Module hinweg — klar, schnell und intuitiv. Software für die soziale Arbeit, die im Alltag zuverlässig funktioniert.
Eine Suite, die wächst
Aus einem Modul sind vier geworden: Dokumentation, Klientenakte, Planung & Zeit und Buchhaltung. ECHO ordnet den Alltag sozialer Träger Schritt für Schritt neu, und die Suite wächst weiter.
Vier Module, ein System.
ECHO ordnet den Arbeitsalltag sozialer Träger: von der Notiz nach dem Termin über die Akte und den Dienstplan bis zur Rechnung an das Jugendamt.
Dokumentation
Unterwegs einsprechen, im Büro fertig: vom Journal zum Bericht in der Word-Vorlage des Trägers.
FachkräfteMehr erfahren
Klientenakte
Eine Akte, in der jedes Schriftstück dort liegt, wo man es sucht, und die selbst sagt, was fehlt.
Fachkräfte, TeamleitungMehr erfahren
Planung & Zeit
Kalender, Urlaub, Dienstplan, Zeiterfassung und Leistungsnachweis an einem Ort, verbunden mit der Akte.
Fachkräfte, Leitung, VerwaltungMehr erfahren
Buchhaltung
Vom Leistungsnachweis zur Rechnung und von der Barkasse zur Steuerkanzlei, ohne Abtippen.
Verwaltung, TrägerleitungMehr erfahren
Das Journal: unterwegs erfasst,
im Büro fertig.
Mobiles Endgerät und Web-App arbeiten in ECHO als ein System: unterwegs eingesprochen, im Verlauf der Akte gebündelt, im Büro zum fertigen Bericht verfeinert.
Notizen erfassen
Direkt nach dem Klienten-Termin die Beobachtungen mobil ins Smartphone sprechen — flexibel, unmittelbar und solange alles frisch ist.
Bericht prüfen
Die Web-App bündelt jeden Journal-Eintrag, ergänzt Kontext und macht daraus einen prüfbaren, fachlich sauberen Entwurf.
In Word exportieren
Mobil und Desktop greifen ineinander: Aus losen Notizen über den Tag entsteht der fertige Bericht — automatisch zusammengeführt und bereit für die Word-Vorlage.
Dokumentation,
neu gedacht.
Vom Diktat bis zum fertigen Bericht in der Word-Vorlage des Trägers: ECHO füllt, was sich aus der Akte ergibt, und lässt Raum für die fachliche Einschätzung.
Diktate nachhören
Aufnahmen lassen sich vor dem Übernehmen anhören. Schlägt eine Umwandlung fehl, bleibt die Aufnahme erhalten und lässt sich erneut umwandeln.
Vorlagen mit allen Feldern
Platzhalter wie {{…}} werden zu einzelnen Feldern. Aus einem Clearingbericht mit 45 Stellen werden 45 Felder, und der Dialog zeigt die Bilanz.
Daten setzen sich selbst ein
Klientendaten, Jugendamt mit Ansprechpartner, Berichtszeitraum und Ziele mit Fortschritt: 46 Platzhalter, die niemand mehr abtippen muss.
Abschnittsweise schreiben
Ein Feld je Abschnitt der Vorlage. Was hineingeschrieben wird, steht im Word-Export genau dort.
Vorlagen aus Word, PDF oder Foto
Bestehende Vorlagen werden ausgelesen, ob als Word-Datei, als PDF oder als abfotografiertes Formular.
Vier-Augen-Prinzip
Teamleitung oder Trägerleitung geben Berichte frei. Die fachliche Einschätzung bleibt immer beim Menschen.
Eine Akte, die mitdenkt.
Klare Struktur bei jedem Klienten, und eine Akte, die zeigt, worauf die Arbeit gestützt ist, was fehlt und was demnächst fällig wird.
Sieben Reiter, bei jedem Klienten gleich
Stammdaten, Verlauf, Planung, Berichte, Dokumente, Schutz und Abrechnung. Die Hilfe hängt am Fall, mit Hilfeart, Rechtsgrundlage, Zeitraum, Jugendamt und Fallverantwortung.
Kostenzusage und Sorgerecht im Blick
Beides steht immer im Kopf der Akte, ohne Klick. Legitimationen wie Kostenzusage, Sorgerechtsnachweis oder Einwilligung tragen ein „gilt bis“.
Eingang mit Vorschlag
ECHO schlägt für neue Schriftstücke Klient, Dokumenttyp, Datum und Urheber vor und sagt, wie sicher das ist. Ein Mensch bestätigt immer; Gefährdungshinweise werden vorgelegt, nie automatisch einsortiert.
Fristen und Vollständigkeit
Der Träger legt fest, was eine vollständige Akte enthält. ECHO rechnet nachts aus, was fehlt oder bald fällig wird, und meldet nur, was neu überfällig ist.
Fragen an die Akte
Jede Antwort nennt Dokument, Datum und Seite; ohne Fundstelle gibt es keine Antwort. Was die KI schreibt, wird erst Teil der Akte, wenn ein Mensch es übernimmt.
Stammblatt auf Knopfdruck
Eine druckbare Übergabeseite für Vertretung und Rufbereitschaft, erzeugt statt gepflegt.
Termine, Dienste und Zeiten,
verbunden mit der Akte.
Termine, Abwesenheiten, Dienste, Arbeitszeit und Leistungen gehören zusammen. ECHO verbindet sie, statt fünf Insellösungen nebeneinanderzustellen, im Browser auf jedem Gerät.
Kalender
Monat, Woche, Tag oder Liste, mit Terminarten in den Farben des Trägers. Die Farbe ist nie die einzige Information.
- Termine per Ziehen verschieben, „wahrgenommen“ oder „abgesagt“ mit einem Klick
- Team-Tag für Leitungen mit einer Spalte je Person
- Fachkräfte laden die Leitung gezielt ein: Sie sieht Zeit, Ort und Name, ohne Zugang zur Akte
Urlaub & Abwesenheiten
Das Urlaubskonto auf einen Blick: Anspruch, Übertrag, genehmigt, beantragt und Rest.
- Wochenenden und Feiertage zählen nicht, auch solche, die nur in einzelnen Gemeinden gelten
- Urlaub beantragen, die Leitung entscheidet; eine Ablehnung nennt immer den Grund
- Krankmeldung statt Antrag: Kollegen und Kalender sehen nur „abwesend“
Dienstplan
Planen in einer Wochen- oder Monatsübersicht, mit Diensten aus Vorlagen und der Vorwoche als Ausgangspunkt.
- Früh-, Spät- und Nachtdienst, Rufbereitschaft und Bürodienst
- Hinweise statt Sperren: Ruhezeit, Doppelbelegung, Dienst im Urlaub, Mindestbesetzung
- Erst nach dem Veröffentlichen sehen die Eingeteilten den Plan und werden benachrichtigt
Zeiterfassung
Kommen, Pause, Gehen per Knopf, im Browser auf jedem Gerät. Dazu der Monat mit Soll, Ist und Saldo.
- ECHO schlägt den Tag aus Dienstplan oder Terminen vor; gebucht wird erst nach Bestätigung
- Hinweise zum Arbeitszeitgesetz: Pausen, mehr als 10 Stunden am Tag, weniger als 11 Stunden Ruhe
- Korrekturen nur mit Begründung, Monatsabschluss durch die Verwaltung, Export als Excel oder CSV
Leistungsnachweis & Controlling
Ein Hausbesuch auf „stattgefunden“ erzeugt einen Leistungsvorschlag. Die Fachkraft übernimmt, ändert oder verwirft ihn.
- Fachleistungsstunden oder Tagessatz je Hilfeart, das Kontingent der Kostenzusage mit Hinweis ab 80 %
- Leistungsnachweis je Fall und Monat für das Jugendamt, zum Drucken oder als PDF aus dem Browser
- Controlling und Monatsübersicht als Excel, und aus dem Leistungsnachweis entsteht direkt die Rechnung
Was erfasst ist,
wird zur Rechnung.
Aus dem Leistungsnachweis entsteht die Rechnung, Bargeld steht sauber im Kassenbuch. Ihre Kanzlei bekommt die Buchungen geprüft im gewohnten DATEV-Format.
- 1Terminfindet statt
- 2Leistungsnachweisje Fall und Monat
- 3Rechnungfestgeschrieben, als PDF und Word
- 4Export im DATEV-FormatBuchungsstapel und Debitoren
- 5Steuerkanzleibucht in DATEV
Rechnung aus dem Leistungsnachweis
Für jeden Fall und Monat ist sichtbar, was erfasst, was schon abgerechnet und was noch offen ist. Ein Klick erzeugt den Rechnungsentwurf.
Fachleistungsstunden und Tagessätze
Stunden kommen aus den erfassten Leistungen, Tagessätze aus den Belegungstagen. Positionen wie Bekleidungsgeld oder Kilometer kommen von Hand dazu.
Festgeschrieben ist festgeschrieben
Festgeschriebene Rechnungen tragen eine fortlaufende Nummer und lassen sich nicht mehr ändern. Eine falsche Rechnung wird storniert, auf Wunsch gleich mit Ersatzentwurf.
Digitale Barkasse mit Beleg
Ein Kassenbuch je Kasse mit laufendem Bestand und fortlaufenden Belegnummern. Taschengeld lässt sich einem Klienten zuordnen, der Beleg kommt als Foto oder PDF dazu.
Übergabe im DATEV-Format
Festgeschriebene Rechnungen, Stornos und Kassenbuchungen laden Sie als Dateien im DATEV-Format herunter: Buchungsstapel und Debitoren für Ihre Steuerkanzlei.
Prüfung vor dem Export
Fehlende Konten, falsche Kontenlängen, Konto gleich Gegenkonto oder fehlende Kostenstellen: Solange Fehler bestehen, gibt es keine Datei.
Verwaltung und Trägerleitung führen die Buchhaltung, die Verwaltung sieht dabei Klientennamen, aber keine Akte. Teamleitung und Fachkräfte sehen den Bereich nicht, ihre erfassten Leistungen werden trotzdem zur Rechnung.
Für jede Rolle das Richtige.
Fachkraft, Teamleitung und Trägerleitung bauen aufeinander auf, eine Einzelpraxis ist ein Träger mit einer Person. Dazu kommt die Verwaltung. Jede Rolle sieht nur, was sie braucht.
Fachkraft
Schreibt Berichte, führt die Akten ihrer Klienten, plant Termine, beantragt Urlaub und erfasst die eigene Arbeitszeit.
Teamleitung
Gibt Berichte frei, behält Fristen und offene Vorschläge im Team im Blick und entscheidet über Urlaub. Bei Arbeitszeiten sieht sie Summen, keine Stempelzeiten.
Trägerleitung
Sieht den ganzen Träger: Fristenübersicht, Controlling, Auswertungen und Buchhaltung. Legt fest, was eine vollständige Akte enthält, und gibt Berichte frei.
Verwaltung
Kümmert sich um Urlaub, Dienstplan, Zeiten und Leistungsnachweise und führt Rechnungen und Barkasse, ohne Einblick in die Akte. Sie sieht Klientenname, Fall und Hilfeart, mehr nicht.
Konkret statt pauschal.
Sensible Daten brauchen klare Regeln. In ECHO sind sie fest eingebaut, gehostet in Deutschland, und selbst E-Mails nennen keine Klientennamen.
- Ihre Daten liegen in Deutschland: Hosting bei Mittwald in Espelkamp.
- Keine Weitergabe für fremde Zwecke. Dienstleister arbeiten nur in Ihrem Auftrag und nach Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Kein KI-Training mit Ihren Klientendaten, Sprachaufnahmen oder Berichten.
- Unser Team greift nur zu, wenn es für Support oder Betrieb nötig ist, und ist auf das Sozialgeheimnis verpflichtet.
- Verschlüsselt übertragen und gespeichert (TLS 1.3, AES-256).
Der Mensch entscheidet
Kein KI-Vorschlag landet von selbst in einer Akte. Wer übernimmt, wird mit Prüfvermerk festgehalten.
Keine Ortung
Die Zeiterfassung speichert keinen Standort, keine IP-Adresse und kein Gerät.
Summen statt Stempelzeiten
Teamleitungen sehen Summen, keine einzelnen Stempelzeiten ihrer Mitarbeitenden.
Gesundheitsdaten geschützt
Den Grund einer Krankmeldung sehen nur die Person selbst, die Verwaltung und die Trägerleitung.
Feste Löschfristen
Arbeitszeiten werden nach 2 Jahren automatisch gelöscht, Exporte nach 30 Tagen, der Gesamtexport nach 7 Tagen.
Arbeitszeit ist keine Leistung
Arbeitszeit und Leistungszeit bleiben getrennt und werden nicht verrechnet. ECHO wertet Arbeitszeit nicht als Leistung aus.
Für Zeiterfassung und Abwesenheitsauswertung braucht jeder Träger eine Datenschutz-Folgenabschätzung und die Mitbestimmung von Betriebsrat oder MAV. ECHO liefert die Vorlage für die Folgenabschätzung, ersetzt beides aber nicht.
Ein Preis pro Nutzer. Ohne Kleingedrucktes.
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20 €pro Nutzer und Monat, zzgl. MwSt.
Rechenbeispiel: Ein Team mit 10 Fachkräften zahlt 200 € netto im Monat.
- 14 Tage kostenlos testen. Der Test endet von selbst, es verlängert sich nichts.
- Abrechnung pro Nutzer, monatlich oder jährlich im Voraus
- Kündbar mit 30 Tagen zum Monatsende
- Digitale Rechnung, Zahlung per Lastschrift oder Kreditkarte
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Häufige Fragen zu ECHO.
In der Demo prüfen wir gemeinsam, ob ECHO zu Ihren Abläufen passt: von den Vorlagen über die Akte und den Dienstplan bis zur Rechnung.
Was kostet ECHO, und kann ich es testen?+
ECHO kostet 20 € pro Nutzer und Monat, zzgl. MwSt., monatlich oder jährlich im Voraus und kündbar mit 30 Tagen zum Monatsende. Vorher können Sie ECHO 14 Tage kostenlos testen. Der Test endet von selbst, es verlängert sich nichts.
Für wen ist ECHO gedacht?+
ECHO richtet sich an soziale Träger und Einrichtungen der Jugendhilfe, von der Einzelpraxis bis zum Träger mit vielen Teams. Fachkraft, Teamleitung, Trägerleitung und Verwaltung arbeiten in einem System, und jede Rolle sieht nur, was sie braucht.
Ist ECHO nur ein Dokumentations-Tool?+
Nein. ECHO umfasst heute vier Module: Dokumentation, Klientenakte, Planung & Zeit und Buchhaltung. Vom Bericht in der Word-Vorlage über die Akte mit Fristen und den Dienstplan bis zur Rechnung und zur Übergabe an die Steuerkanzlei greifen alle Module in einem System ineinander.
Wie funktioniert das Journal aus Smartphone und Web-App?+
Unterwegs sprechen Fachkräfte ihre Beobachtungen direkt nach dem Termin in die ECHO-App. Am Desktop führt die Web-App diese Einträge im Verlauf der Akte zusammen und macht daraus einen strukturierten Bericht. Aufnahmen lassen sich vor dem Übernehmen nachhören.
Funktioniert ECHO mit unseren bestehenden Word-Vorlagen?+
Ja. ECHO liest bestehende Vorlagen aus Word, PDF oder Foto aus. Platzhalter wie {{…}} werden zu einzelnen Feldern, und Klientendaten, Jugendamt, Berichtszeitraum und Ziele setzen sich selbst ein. Tabellen, Überschriften und feste Layoutbereiche bleiben erhalten.
Kann ECHO unsere Dienstplanung und Zeiterfassung abbilden?+
Ja. Dienstplan mit Früh-, Spät- und Nachtdienst, Rufbereitschaft und Bürodienst, Urlaub und Abwesenheiten sowie die Zeiterfassung per Knopf laufen in ECHO zusammen, im Browser auf jedem Gerät. ECHO weist auf Pausen und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz hin und exportiert die Zeiten als Excel- oder CSV-Tabelle.
Schreibt ECHO unsere Rechnungen?+
Ja. Aus den erfassten Leistungen entsteht der Rechnungsentwurf: Fachleistungsstunden oder Tagessätze, mit fortlaufender Nummer, als PDF und Word. Verschickt wird die Rechnung wie gewohnt von Ihnen.
Kann unsere Steuerkanzlei damit arbeiten?+
Ja. Rechnungen und Barkasse laden Sie als Dateien im DATEV-Format herunter, als Buchungsstapel und Debitoren, und geben sie Ihrer Kanzlei. Vor dem Start machen Sie einmal einen Testimport mit Ihrer Kanzlei.
Können wir unsere Gruppenkasse in ECHO führen?+
Ja. ECHO führt ein Kassenbuch je Kasse mit laufendem Bestand und fortlaufenden Belegnummern. Belege kommen als Foto oder PDF dazu, Taschengeld lässt sich einem Klienten zuordnen.
Wird mit der Zeiterfassung jemand überwacht?+
Nein. Die Zeiterfassung speichert keinen Standort, keine IP-Adresse und kein Gerät. Teamleitungen sehen Summen, keine Stempelzeiten, und ECHO wertet Arbeitszeit nicht als Leistung aus. Eine Vorlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung liegt bei.
Wie geht ECHO mit dem Datenschutz um?+
Konkret statt pauschal: Kein KI-Vorschlag landet von selbst in einer Akte, den Grund einer Krankmeldung sehen nur Berechtigte, Löschfristen sind fest eingebaut, und E-Mails nennen keine Klientennamen. Gehostet wird in Deutschland. Für Zeiterfassung und Abwesenheitsauswertung braucht jeder Träger eine Datenschutz-Folgenabschätzung und die Mitbestimmung von Betriebsrat oder MAV. ECHO liefert die Vorlage, ersetzt beides aber nicht.
Ersetzt ECHO die fachliche Einschätzung von Sozialarbeiter:innen?+
Nein. ECHO unterstützt bei Struktur, Formulierung und Übertragung in Vorlagen. Was die KI vorschlägt, wird erst Teil der Akte, wenn ein Mensch es übernimmt. Die fachliche Einschätzung, Freigabe und Verantwortung bleiben immer beim Menschen und beim Träger.
Wie läuft eine Demo mit ECHO ab?+
In der Demo schauen wir uns gemeinsam Ihren Arbeitsalltag an: Ihre Berichte und Word-Vorlagen, Ihre Aktenführung, Ihre Dienstplanung und Ihren Leistungsnachweis bis zur Rechnung und zur Übergabe an Ihre Steuerkanzlei. So sehen Sie konkret, wie ECHO das in einem System abbildet.